Associação: como registrar a entrada de associados e associadas?

Por Lucas Seara

Uma associação é constituída pela união de pessoas que se organizam para objetivos sociais, públicos ou coletivos, sem finalidade lucrativa, conforme define o Código Civil¹, em seu art. 53².

A primeira conclusão é de que não existe associação de uma pessoa só. Faz parte de sua natureza o arranjo composto de pelo menos duas pessoas, sem limite para a quantidade de componentes. Ao fazer parte de uma associação, estas pessoas são consideradas como “associados” ou “associadas”, integrando o quadro associativo.

Mas como é que se registra a entrada dos componentes de uma entidade associativa?

Para traçar essa resposta, importante começar pelo estatuto da associação. O Art. 54 do Código Civil determina que, sob pena de nulidade, o estatuto das associações conterá, dentre outras informações: os requisitos para a admissão, demissão e exclusão dos associados (art. 54, II), bem como seus direitos e deveres (art. 54, III).

Portanto, cada entidade pode estabelecer procedimentos específicos para entrada de novos associados, desde que aprovado na regra estatutária. Alguns exemplos: se a composição pode incluir pessoas físicas e/ou jurídicas; há entidades que permitem a filiação de qualquer pessoa interessada, bastando uma solicitação, outras que apenas permitem acesso por indicação de um associado; algumas exigem procedimentos mais complexos de preenchimento de fichas ou cadastros, outras apenas exigem um simples comparecimento na Assembleia Geral.

Seja qual for o procedimento e os requisitos exigidos pela entidade para entrada de novos associados, uma vez aprovada a filiação (seja pela Diretoria, por um conselho ou mesmo pela Assembleia Geral), esta deve ser registrada em ata de Assembleia Geral.

Essa é uma das dicas básicas que o OSC LEGAL tem disponibilizado nas atividades de capacitação para associações: sempre registre em ata os novos associados, bem como os desligamentos³, daí promovendo (ou implementando) uma gestão do quadro associativo.

Aqui destacamos um ponto que julgamos fundamental nessa discussão: a liberdade de associação. A Constituição Federal, em seu art. 5º, XX, garante a plena liberdade de se associar e, na mesma medida, de se desassociar:

XX — ninguém poderá ser compelido a associar-se ou a permanecer associado;

Portanto, uma pessoa não pode ser obrigada a fazer parte de uma associação ou mesmo ser obrigada a permanecer vinculado. Por isso que o registro deverá demonstrar o ato de vontade da pessoa em se filiar àquele coletivo. Do contrário, pode-se alegar alguma nulidade ou irregularidade, decorrente da inobservância a um dispositivo constitucional.

O problema é que poucas associações têm efetivamente o controle do seu quadro associativo. Poucas mantem uma rotina de identificar quem de fato são os associados e associadas e quais as categorias que estão classificados.

Aqui está uma fragilidade na gestão social destas entidades. Com efeito, o quadro associativo é uma das informações mais importantes de uma associação e merecia melhor cuidado. É utilizada para calcular o quórum das votações nas Assembleias, por exemplo, ou mesmo para identificar se uma determinada pessoa tem legitimidade para praticar certos atos na entidade.

Vez por outra podem aparecer problemas também com o CPF das pessoas. Nossa equipe acompanhou a demanda de uma senhora que foi impedida de movimentar sua conta particular no banco. A instituição financeira alegava inadimplência da associação ao qual a senhora fez parte e, diga-se, erroneamente a cobrava por uma dívida que não era dela e que não concorreu de qualquer maneira. A partir de um levantamento documental, identificamos uma ata de Assembleia Geral onde constava o desligamento daquela senhora ocorrida oito anos antes. A ata foi apresentada ao banco e o problema resolvido administrativamente.

Portanto, ao realizar as Assembleias Gerais, as associações devem:

– Organizar uma lista de presença dos/as associados/as, distribuindo por categorias que permitam identificar aqueles com direito a voto ou apenas a voz, quem tem direito a se candidatar, bem como eventuais direitos específicos;

– Organizar uma lista de presença de eventuais convidados e colaboradores, estes não têm vinculação com a entidade, a princípio, embora prestem suas contribuições à mesma;

– Fazer constar em ata as participações dos/as associados/as e dos eventuais convidados/as ou colaboradores, especificando a função de cada participante, se associado ou convidado;

– Registrar a filiação dos/as novos/as associados/as em ata, indicando o cumprimento dos requisitos que legitimam essa filiação, com base nas exigências do estatuto.

Quanto ao processo de desligamento de associados, seja por solicitação do interessado ou por exclusão, recomenda-se que também seja registrado em ata. Mas este é um tema a ser detalhado em um texto específico.

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Lucas Seara – Advogado e consultor. Empreendedor Social. Mestre em Desenvolvimento e Gestão Social pela Escola de Administração da Universidade Federal da Bahia (UFBA). Atualmente coordena o OSC LEGAL Instituto, que se dedica à legislação das Organizações da Sociedade Civil, à Gestão Social e às Políticas Públicas.

1. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Institui o Código Civil.

2. Há um capítulo específico no Código Civil tratando das “Associações”: o Capítulo II inclui os arts. 53 a 61.

3. Sobre desligamento de associados/as, tratamos do tema no texto “Associado inadimplente pode se desligar da associação?”, disponível em www.osclegal.org.br

Fonte: OSC Legal